新人さん必見！電話対応のメモの取り方！要点を押さえるコツって？

新入社員として会社に

就職するとたくさんの仕事を

どんどん覚えていかなくてはなりません。

 

仕事の数だけ覚えることもありますが、

その中の一つに電話対応があります。

 

職場の電話は携帯電話とちがって

かかってきた電話が全て

自分へのものというわけではありません。

 

中には上司や先輩に

かかってくる電話もあります。

 

またかけ直してくれる

場合もありますが、

ビジネスの電話では伝言を

預かることもよくあります。

 

その場合は内容を

メモしなければなりません。

 

そのためにもちろん

電話のそばにメモを

置いておく必要がありますね。

 

しかしメモがそばにあれば

簡単に用件をメモできる

わけではありません。

 

友達同士の場合とは

違うので緊張などもあり、

言われたことを

メモするだけでも難しいものです。

 

聞くことと書くことを

同時に行うわけですから

考えてみれば大変な作業ですよね。

 

それに加えて言葉遣いも

気を付けなければいけません。

 

電話の対応マニュアルなどは

いろんな会社で用意されていますが、

実際にやってみると

マニュアル通りにいかない

場合だってあります。

 

しかし難しいからといって

やらないわけにはいきません。

 

電話対応は社会人が覚えるべき

最初の仕事といってもいいでしょう。

 

不安はあると思いますが大丈夫です。

 

ここでは電話対応の

メモの取り方についての

コツを紹介します。

 

ぜひ読んで実際の現場で

役立ててください。

電話対応は若手の仕事…事務職につくあなたに読んでほしいポイント3選！

メモするための道具を準備する

まずは第一にメモとペンは

近くに配置しておいてください。

 

いくら記憶力のいい

人間だって伝言を

預かる場合には

メモをとらないといけません。

 

忘れてしまったでは

許されない大事な

伝言の場合があるからです。

 

メモを取らないといけない時に

近くに書くものがない場合は

焦ってしまいます。

 

メモ用紙を取りに行くために

待ってもらうわけにもいかないので

いつでも書ける準備は

しておく必要があります。

 

できるだけ自分が書きやすい

位置に置いておきましょう。

電話が鳴ったらペンを持つ

電話を出る時からメモを

とるつもりでペンを

持つのもお勧めです。

 

特に相手から伝言が

あるわけではなくても

相手が名前を名乗ったら

その名前をメモしましょう。

 

たとえメモをする

必要がなかった場合でも

メモをする練習にもなります。

 

実際にメモをするときには

きれいにメモをする

必要はありません。

 

漢字ではなくカタカナなどを

使ってできるだけ素早く

内容をメモしましょう。

 

この時点でそのメモを

見るのはあなただけです。

 

電話を切った後にゆっくり人に

見せられるように

書き直せばいいだけです。

 

最初は面倒くさいかもですが、

そのうち慣れてくれば書いた

メモのまま渡しても

恥ずかしくないぐらいに

上達するはずです。

聞き取れなければもう一度聞く

メモをとろうとしても

相手の声が上手く

聞き取れない場合も

あるかもしれません。

 

その場合はそのままに

せずきちんと聞き直しましょう。

 

もう一度聞くことは決して

悪いことではありません。

 

「恐れ入りますが、

もう一度お名前を確認させて

いただいてよろしいでしょうか」

 

などと丁寧に対応すれば

失礼にはなりません。

 

相手の言ったことが

わからないのに

そのままにしておく方が

あとで大変なことになりかねません。

 

普段から聞き取れない場合は

きちんと聞き直す癖を

つけておいてください。

緊張を解き放つ！新人社員の電話対応のコツを先輩がまとめました

企業で働く人たちはこちらから見ると

いとも簡単に電話対応を

こなしていますよね。

 

ですがそんな人たちにも

新人時代はあったはずです。

 

電話対応になれるまでに

数々の失敗を乗り越え

努力を重ねてきたから

今があるのです。

 

そんな先輩方が思う

電話対応のコツをまとめてみました。

対応は明るく笑顔で大きな声で

最初はみんな言葉遣いが上手くなく、

相手から慣れてない人だなと

思われてしまいます。

 

しかしそんなことも

ハキハキと明るく話ができるなら

気にならなくなるそうです。

 

「おはようございます！」

 

などの挨拶も元気よく

取り入れ対応しましょう。

電話の操作を完璧にする

保留ボタンがどれなのか、

何番を押せばあちらの

部署につながるのか

など電話機の操作がわからなければ

電話対応は上手くできません。

 

覚えていないうちは

メモに書いて貼っておくなどして

確実に操作できるように

しておく必要があります。

3コール以内に電話に出る

電話がかかってきたら

できるだけ早くとります。

 

相手を待たせないことが大切です。

 

コールの数が増えるほど

相手はイライラし、

出る方は不安やドキドキが

増えてきます。

 

先送りにしても

いいことはありません。

 

お互いのためにも

早めに出る方が良いのです。

マニュアルを見ながら敬語を覚えていく

多くの会社には電話対応の

マニュアルが準備されています。

 

それを使ってたくさんの

言い回しを覚えていきます。

 

敬語の中にも

尊敬語や謙譲語が存在します。

 

誰を主語に持ってくるかで

使い方がちがうので

気を付けなければなりません。

 

ひとつひとつ覚えていきましょう。

かかってきたらとにかく電話に出まくる

とにかく電話に出ないと

できるようにはなりません。

 

頭の中であれこれ考えるだけでは

いつまでたっても上手く

できるようにはならないので

鳴った電話はどんどん出ましょう。

まとめ

電話対応は企業に勤める

以上避けては通れない業務です。

 

ぜひこの記事を参考にして

電話対応を怖くないものに

してください。

 

あなたならきっとできますよ。