マナーを知って怖くない！電話で好印象の受け方ポイント

最近、電話対応のマナーがイマイチ

わからないという方が増えているそうです。

 

電話をかける方も、また電話を受ける方も、

マナーを学習する機会が

あまりなかったのが理由でしょう。

 

また、最近はLINE等の

コミュニケーションツールが発達し、

電話をする機会が減って

きていることもあると思います。

 

とりわけ、若い方になればなるほど、

マナーについて興味が薄い方が多く、

普段何気なく使っている電話での言葉も、

マナーの悪い言葉である可能性もあります！

 

電話のマナーは数多くありますが、

そのどれもこれもは難しくありません。

 

ポイントさえ抑えることが出来れば、

誰でも電話のマナーは問題なくなります！

 

最近電話対応をよくするようになった会社員の方や、

今一度電話の応対マナーを学びたい方のために、

今回は電話の受け方についてご紹介します！

 

これさえ見れば、電話の受け方はバッチリですよ！

意外と知らない会社の電話での受け方マナー

会社で電話を受ける際の受け方は、

プライベートで友人とする電話と

全く違うということはご理解できると思います。

 

相手に気を使わなければならなかったり、

こちらのマナー一つで

会社の印象を下げてしまったり、

 

電話対応って、結構責任ある仕事なんですよね。

 

「たかが電話対応もできないのか」

 

と言われないように、ここでマナーを抑えておきましょう！

マナー1.メモの用意は日頃からしておくこと

プライベートでの電話ではほぼ使わないメモ。

 

社会人ではほぼ必須のアイテムです。

 

何故なら、

電話の用件は非常に重要なことが多く、

それを他の誰かに伝達しなければ

ならない役目もあります。

 

また、取次相手が不在の場合には、

電話があったことをメモに

残しておくことも必要です。

 

電話対応において、

メモは絶対に欠かせないアイテムですので、

 

電話の近くにあるか、常に確認しておきましょう！

マナー2.コールは早めに出る

電話の呼び出し音（コール）ですが、

あまり長く鳴らしてしまうのはよくありません。

 

会社によっては「〇コール以内に出ろ！」

と指示されていることもありますが、

基本的には3コール以上は

待たせすぎと考える方が多いようです。

 

よほど手が離せない状況を除けば、

原則として3コール以内に

出ることがマナーとされています。

マナー3.電話を切る前に、必ず内容を復唱する

用件が終わり、そろそろ切る

タイミングになった時に、必ず、

「確認させていただきます」などと言って、

内容を相手側に確認しましょう。

 

一番やってはいけないのが、

よくわからないまま切ってしまうこと。

 

相手が伝えたいことがあやふやに

なってしまうのが一番よくないので、

自分のメモした内容が正しいか

どうかを絶対に確認しましょう。

マナー4.電話が切れたことを確認してから電話を切る

電話というのは、かけた方から

電話を切るのがマナーですので、

電話を受けたこちら側から切ることは、

マナー違反になります。

 

ただし、たまにかけた方が気を使って

「先にお切りください」と言ってきたら、

「失礼いたします」と言ってから切りましょう。

マナー5.ガチャ切りしない

事務所等の固定電話を切る際に、

いきなり受話器を置くと、

「ガチャ」という音が相手に伝わります。

 

これだけで相当印象を悪くするので、

フック（受話器を上げると出てくるボタンのようなもの）

を押してから、電話を切るのがマナーとされています。

これをきければOK! 電話を受ける時の外せないポイント

電話を受ける時のマナーを覚えたところで、

次は実際に受けた時のポイントをご紹介します。

 

今回は4つほどご紹介しますが、

普段使っている言葉が適切かどうか、

確認してみてください！

「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます」

電話に出た際、一番先に言うセリフです。

 

間違っても最初に、「もしもし」

という言葉を使ってはいけません。

 

また、コールが長く続いてしまった場合には、

 

「お待たせいたしました。○○……」

 

と一言添えましょう。

「○○でございますね。少々お待ちください」

電話の取次をお願いされた場合の言葉遣いです。

 

この後、絶対に「保留」を

押すことを忘れないでください。

 

よく電話の話口を手で押さえている方を見ますが、

声が漏れている可能性があるので、

保留を押す方が万全と言えるでしょう。

「大変申し訳ございません。○○はただいま席を外しております」

取次相手が不在だった時のセリフです。

 

間違っても、「今いないんですが……」

って言ってはいけません。

 

また、戻る時間がわかるのであれば、

 

「○○時には戻る予定になっております」

 

と付け加えることも忘れないように！

「申し訳ございません。お電話が少し遠いようです」

これは相手の声が聞こえづらい時に使えるセリフです。

 

こう伝えることで、

 

「電話が聞こえないのは相手のせいではない！」

 

ということを伝えることができます。

 

「すみません、ちょっと聞こえないです」

 

とはっきり伝えるのはNGですよ！

 

 

まとめ

 

いかがでしょうか。

 

電話の応対は、会社勤めのビジネスマンなら、

必ず身に着けてなければならないと

言っていいほどのスキルです。

 

恐らく電話の応対研修をやっているとは思いますが、

今一度復習しておきましょう。