こうすると好印象！？　電話のマナー　折り返しはどうやるの？

これだけコミュニケーションツールが

発達している現代においても、

仕事のやりとりでは電話を

使うのが一般的なようです。

 

それの是非はともかくとして、

電話のマナーって、想像以上に

たくさんあるのをご存知でしょうか？

 

かける時のマナーがあったり、

切る時のマナーがあったりします。

 

また、この二つの他に、

折り返しのマナーというのもあります。

 

電話に出ることが出来なかった場合、

こちらから折り返し電話をする

必要がありますよね？

 

その際にも、気を付けなければ

いけない点があります。

 

「折り返しって、いつまでにすればいいの？」

 

「折り返しの注意点ってあるの？」

 

と疑問に思われた方、

今回の内容を抑えておけば、

折り返しについては完璧に

マスターできます！

 

今回は電話対応の、

折り返しについてご紹介します！

いつまでに？電話のマナー　折り返しはすぐにするべき？

「重要な取引先から電話か来ていた！」

 

なんていうケース、よくありますよね？

 

こちらの仕事が忙しくて、

なかなか電話に出ることが出来ない、

ということは、ビジネスシーンではよくある話です。

 

そんな時、折り返して電話を

かけようとするのは普通の対応ですが、

ここに注意点があります。

 

それは、「時間帯に気を付ける」ことです。

 

基本的には、気が付いた段階で

折り返すのがマナーですが、

何でもかんでも折り返せばいい

というものではありません。

 

例えば、昼食の時間（12～13時）や、

退社間近（18時～）の時間は

避けておくべきです。

 

気が付いた時間がその時間帯であれば、

時間を改めてかけなおすのが良いでしょう。

 

逆に考えてみてください。

 

こちらが電話をかけて、

相手が不在だった場合、

こちらの昼食時に電話がかかってきたら、

どう思いますか？

 

ビジネスですから、

対応はしてくれるでしょうが、

 

「こんな時間にかけてくるなよ！」

 

と思いませんか？

 

こちらが思うことは、相手も同じです。

 

このような時間に折り返すのは、

非常識と思われる方が多いです。

 

例えば、14時や15時等、ある程度

時間に余裕がありそうな時間や、

10時や11時等、次の日にかけなおすのも

選択肢としてあるでしょう。

 

その際は、電話の際に、

 

「電話に出られず、申し訳ありませんでした」

 

と一言付け加えておきましょう。

電話の折り返しはどうやるの？　抑えておきたいポイントまとめ！

では、折り返しの際の注意点をご紹介します！

 

1. 時間帯に気を付ける
2. 留守電が入っていた場合、内容を確認する
3. 折り返しの伝言は正確に！
4. 急用の場合は、こちらからかけなおすことも！
5. 大事なことは、誠意を見せること

 

では、それぞれを詳しくみていきましょう。

時間帯に気を付ける

上の項目でもお話しましたが、

時間帯には特に気を付けて

おかなければなりません。

 

相手も仕事をしていますから、

なかなか電話に出られない

こともあるでしょう。

 

それでも、こちらとしては

かけなおす立場にいますから、

時間帯を守ることで、印象は

まったく違ってくることでしょう。

留守電が入っていた場合、内容を確認する

ごくまれにあるのが、

留守電が入っていたにも関わらず、

内容を確認しないまま折り返してしまうこと。

 

「せっかく留守電に入れておいたのに……」

 

と思われてしまいますから、

留守電のメッセージはきちんと聞きましょう。

 

中には電話しようとしていた用件を、

留守電に入れていることもありますから、

確認しておくのは、絶対に必要なことです。

折り返しの伝言は、正確に

これは先方が、折り返しするようにと、

あなたに伝言を頼まれた場合のお話です。

 

まず先方から、

 

「では、折り返し連絡を入れるように

伝言を頼まれてもらえませんか？」

 

と頼まれた場合、確認することは次の3点です。

 

• 相手の名前と連絡先
• 用件
• 折り返しのタイミング

 

この3つは、伝言を承る際に

絶対に外してはいけませんし、

 

かつ、情報の正確さが必要になります。

 

要するに、「誰が、何の用で電話をかけてきて、

いつごろに、どこまで電話を折り返してほしい」

 

という内容がちゃんと伝われば問題ありません。

 

聞き間違いはないか、最後に

確認することも必要です。

 

また、伝言を承った最後に、

 

「では、○○が承りました」

 

と、自分の名前を相手に伝えることも、

マナーになります。

 

よく、コールセンター等に電話をかけると、

言われることがありますよね？

急用の場合、こちらからかけなおすことも

これは相手から電話がかかってきたけども、

こちらが不在だったために、

相手が折り返す旨を伝えてきたパターンです。

 

もちろん、相手が折り返すと

伝えているわけですから、

相手の電話を待っていても良いのですが、

急用であると判断できる場合は、

こちらから電話をかけることも必要です。

 

相手はこちらに、用事があって

電話をかけているわけですから、

時にはこちらからかけなおすことも、

気遣いの一つです。

大事なことは、誠意を見せること

お互いに仕事をしている以上、

時には電話に出られないこともありますが、

 

「忙しい時間帯に電話をかけてきた相手が悪い！」

 

等と、横柄な態度はいけません。

 

あくまでも、

 

「電話に出られなくてごめんね！」

 

という誠意を見せることで、

お互いのコミュニケーションを図っていくのが、

ビジネスマンとしての立ち居振る舞いなのです。

まとめ

いかがでしょうか。

 

なかなか忙しい方が多い現代ですから、

電話に出られないなんて日常茶飯事。

 

そんな時でも、相手に誠意を見せ、

上手にコミュニケーションを

図っていきたいですね。